فن إدارة الاجتماع من المهارات الأساسية التي يجب أن يتقنها أي مسؤول في أي دائرة أو منظمة ومع توسع علم الإدارة و توظيفه داخل أروقة التربوية وما صاحب ذلك من تطور في جميع المجالات التربوية . بات من الضروري أن تدرس اجتماعاتنا دراسة واعية وأن يخطط لها تخطيطاً دقيقاً يؤدي إلى تحقيق أهدافها فما كان بالأمس مقبولاً عند بعض أهل التربية من عشوائية في تنفيذ الاجتماعات صار اليوم ضرباً من ضروب التخلف الإداري الذي قد تعيشه بعض منظماتنا التربوية .


ولست (أخي الكريم )بصدد أن أبين لك أهم الأسس والخطوات التي يقوم عليها هذا الفن (وإن شأت فقل العلم)فالرجوع إليها عند المختصين وأخذه من مراجعه أدق وأسلم.


ولكني وعبر أسطر قليلة أريد تسليط الضوء على أهم الآثار والنتائج التي قد تعاني منها المنظمة عندما لا يحسن التخطيط أو التنفيذ للاجتماعات الضرورية لسير العمل ولعل أهم ما يتعلق بهذه الآثار موعد عقد الاجتماع ومدا توافقه مع بداية انطلاق العمل أو المشروع حيث قد يؤخر بعض مديري المنظمات موعد الاجتماع حتى يدخل العمل أو المشروع فيما يسميه بعضهم (المسار الحرج ) ومعناه باختصار دخول المشروع أو العمل في حالة أشبه ما تكون بحالة الطوارئ وعند ذلك سوف تضطر المنظمة والعاملون بها شاءوا أو أبوا بأقل وقت مسموح للإعداد الجيد الذي يحقق النتائج العالية لأن عامل الوقت وهو العامل الأهم بات ضدًا لهم ولا تسل بعد ذلك عن تصرفات أفراد المنضمة فالوقت يجري سريعاً والأعمال متراكمة وهنا تقتل مساحة الإبداع وتغلق نوافذ الآراء وتسود روح الفردية والعشوائية فالوقت يمضي سريعاً وعلى اللهجة الدارجة (يا ناس خلصوا ما معنا وقت).


كما أن بعض اجتماعاتنا تتم دون تحديد للمسؤوليات داخل الاجتماع ومنها مسؤولية المقرر لذا قد تتشتت نقاط النقاش وقد تطرح الأفكار دون ترتيب وقد يخرج المجتمعون دون تحديد للآراء التي تم الاتفاق عليها وهنا تبرز أهمية تحديد المقرر إذ يساعد في جدولة النقاط التي سوف تناقش ثم يستعرض ما أتفق عليه بعد كل نقطة تالياً ذلك على المجتمعين بعد النقاط الجزئية وفي نهاية الاجتماع ويقوم بعدها بأخذ توقيعات المجتمعين على ما تم الاتفاق عليه لأجل أن لا يكون هنا فهم خاطئ أو إضافة نقطة في المحضر النهائي لم يتفق عليها من قبل ولا تسل .


بعد ذلك عن المواقف التي سوف تتخذ مع عدم وجود مقرر ومسودة للاجتماع في حالة أن أحد المجتمعين قد فهم نقطة فهماً آخراً أو كان له رأي في زيادة حصلت في محضر الاجتماع بعد الانتهاء منه (لم يبين وقت الاجتماع) وهذا ما يبين أثرة على المنظمة إذ تتخذ مواقف من أراء قد فهمت خطأً أو فسرت خطأً وهذا ما يدعو إلى الفرقة التي قد تعاني منها المنظمة بسبب عدم التخطيط والإعداد الجيد للاجتماعات وهو ما نربأ بمؤسساتنا التربوية أن تقع فيه.

محمد إبراهيم الصويلح
alkharj549@gmail.com